第一章  总  则

第一条  为认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》，进一步加强我院的档案管理，更好地为医院发展服务、为领导决策提供依据，特结合我院实际情况，制定本办法。
第二条  本办法所称档案是指我院从事党群、行政、医疗、科教、财务、后勤等职能部门形成的对医院和社会具有查考、保存、利用价值的各类文字、图表、声像（包括照片、光盘、录音录像带）、实物等不同形式、不同载体的历史记录等。
第三条  档案工作是医院管理的重要组织部分，是医院党政、医疗、教学、科研工作得以发展的条件和基础，是重要的信息资源。因此，档案工作必须纳入医院整体发展规划中，列入检查、考核、评比内容，加强档案工作的领导和管理。

第二章  档案管理体制、机构和职能

第四条  我院的档案工作受上级业务主管部门领导，同时接受国家档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条  我院档案工作由一名院长亲自分管，日常工作由院办主任主管；院办下设综合档案室；综合档案室配备专职档案员；全院各职能部门指定专人为兼职档案员，负责本部门的档案工作，形成医院档案网络系统。
档案工作人员需要热爱档案事业、忠于职守，具备档案业务知识和一定的科学文化知识，并接受继续教育。
第六条  本院形成的各种门类、载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
对于某些需特殊条件保管或利用频繁且有一定独立性的档案，主要包括病案、设备档案等，可根据实际需要分室管理，综合档案室负责业务指导、监督和检查作用。
第七条  综合档案室既是医院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。我院综合档案室基本职能如下：
1、贯彻执行国家及省卫生行政部门有关档案工作的法律、法规和规定，规划全院档案工作。
2、制定本院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导、检查执行情况。
3、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全院各类档案资料，编制各种检索工具，积极开发、利用档案信息资源，为医疗、教学、科研、管理等提供高质量的信息服务。
4、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。
5、负责对全院兼职档案员的业务培训，指导、检查各科室年度立卷质量。
6、开展档案的宣传工作和利用者的教育活动，提高全员档案意识。
7、开展档案的开发利用、学术研究和交流活动。

第三章  档案的收集、移交和接受工作

第八条  建立和完善文件材料的归档制度，做到每项重要的医教研和党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档，并把此项工作纳入工作人员和管理人员的工作计划和职责范围内，作为年度考核评比的重要内容。
 第九条  对科研成果、基建工程验收、设备仪器开箱等项目进行鉴定验收时必须有档案部门人员参加，有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予验收、不予上报成果。
第十条  归档要求
1、我院实行文件材料由形成部门立卷的制度。各承办文件的部门立卷人（一般由兼职档案员承担，院综合档案室负责指导和协助）按文件材料的自然形成规律及保管期限，加以系统的整理、组卷，交档案室人员检查后填写卷内目录、编写页号，由部门负责人检查并在备考表上签字，装订后移交综合档案室。
各部门移交档案时，应填写档案移交清单，交接双方根据移交档案目录清点核对，并在一式两份的移交清单上签字。
2、凡归档的文件材料，必须是原件（定稿），底稿和附件一并归档，写明作者和文件定稿的日期。为了便于长期保存，不得用铅笔、圆珠笔书写和用复印件等不耐久材料归档，要求做到字迹工整，格式统一。对已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪色的予以复制。
件内页码应用铅笔编写在文件右上角，装订采用档案局监制的不锈钢钉，如无不锈钢钉也可不装订，按件号顺序排好即可。
3、综合档案室对接受的文书档案进行分类、排列、编目工作，编写文字档案检索工具。文书档案按“年度—问题—保管期限”进行分类，科技档案具体办法见《江苏省中医院科技档案分类方案》。
第十一条  归档范围   见《江苏省中医院文书档案归档范围和保管期限表》和《江苏省中医院科技档案管理规定》。
第十二条  归档时间
1、本院各党政职能部门产生的文书档案应在次年三月份前按归档要求移交院综合档案室。
2、科研、基建应在项目完成后二个月内归档。
3、仪器设备随机文件开箱后立即归档，其它有关文材料待设备安装调试完毕验收后归档，维修保养记录等资料于每年年终归档。
4、会计档案由财务部门保管一年后由财务处编造清册，移交档案室。
第十三条  凡本院与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送主办单位保存。
第十四条  本院职工在其从事医、教、研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定向本院档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。
对职工在非职务活动中形成的重要文件材料，院档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案室捐赠档案的，医院应予以奖励。

第四章  档案的保管、统计与鉴定

第十五条  建立健全各种档案管理制度，实行岗位责任制。接收档案必须认真验收，履行交接手续，对不按期归档和丢失文件材料造成档案不完整的，要追究部门负责人和当事人的责任。借阅档案时，办理档案借阅登记手续，严禁拆卷、涂改、勾画、折叠；阅档时严禁吸烟、喝水，确保档案完整无损。
第十六条  经费、库房和设备
1、档案工作所需经费应单独立项，列入医院预算，医院应尽可能保证档案工作所需经费，医院各职能部门应对用于本部门归档所需档案装具等设备，在经费中给予支持。
2、医院应按有关规定为档案提供办公室、阅档室、库房和有关档案设备，并符合“十防”等国家和省里有关规定，创造适宜档案保护和利用的环境和条件。
第十七条  综合档案室应做好档案统计工作，即档案的移交、移出、全宗和案卷数量、借阅、利用等方面的登记簿。每次接收、移出、销毁、利用档案都要及时进行登记，做到帐目相符。
第十八条  医院成立由院领导、档案管理人员、有关业务科室负责人组成的档案鉴定工作小组，负责本院档案鉴定工作的组织与实施。
综合档案室对保管期限已满的档案编制清册，提交鉴定小组进行审查，写出鉴定意见，经主管院领导批准、签字后方可销毁。

第五章  档案的开发利用

第十九条  在不违反有关保密制度的情况下，综合档案室应通过多种方式和途径，积极主动开展档案开发利用工作，为医院各种工作提供服务，并加强利用效率的反馈、收集、登记、宣传工作。
1、建立档案借阅制度，根据档案的密级，确定利用范围，规定不同的审批手续。
2、综合档案室必须按国家标准编制必要的检索工具。
3、综合档案室多层次、多渠道地开展档案的编研工作，拓展档案利用渠道。
4、综合档案室应采取多种形式进行宣传工作，如举办档案汇编、信息的展览，开办医院荣誉室等。

第六章  检查与考核

第二十条  综合档案室根据岗位职责每年对医院档案管理情况进行全面检查，将检查结果报院经管办与科室经济责任制挂钩。医院对优秀档案工作人员、突出的服务成果和研究成果给予奖励。
第二十一条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按有关程序和处理方法予以处罚并备案。

第七章  附  则

第二十二条  本办法由院办公室综合档案室负责解释。
第二十三条  医院各项档案管理制度另行颁布。
第二十四条  本办法自公布之日起施行，如与以前颁布的档案管理、办法抵触时以本办法为准。